Il successo nella vita personale e professionale è dato da un atteggiamento positivo e attento nei riguardi del tempo. L’attenzione diversa che si mostra nei confronti del trascorrere del tempo è data dall’educazione ricevuta in famiglia ma anche nella libertà di pensiero e soprattutto nelle scelte che si fanno da adulto. Gestire personalmente il proprio tempo mette in atto un piano di miglioramento che ci aiuta ad esserne padroni e quindi a soddisfare le nostre esigenze.
I vantaggi di una gestione strutturata e personalizzata sono:
- aumento dell’efficacia e dell’efficienza d’azione
- incremento della produttività
- espansione del tempo libero
- raggiungimento degli obiettivi personali e professionali
- riduzione dello stress
- rafforzamento dell’autostima
- ampliamento della creatività
- più tempo per progetti e soluzioni a lungo termine
Per essere pronti ad una sana autogestione è necessario cambiare il modo di organizzare il proprio tempo, mettendo in discussioni convinzioni come:
il solo modo per fare di più è lavorare duramente: chi lavora tenacemente non è detto che sappia gestire il proprio tempo, inoltre sono coloro che producono meno e hanno uno scarso rendimento qualitativo. Per lavorare efficacemente è bene prendersi delle pause per ripartire con maggiore slancio;
pianificare il tempo toglie spontaneità alla vita: dedicare 15 minuti al giorno per organizzare la propria giornata ci permette di focalizzarci sulle attività e sugli obiettivi senza inutili perdite di tempo. Non pianificare vuol dire lavorare in balia di eventi dandoci la sensazione costante di rincorrere il tempo;
sotto pressione sono più produttivo: ridurre tutto all’ultimo produce un rush finale di adrenalina, necessario per motivare e dare fiducia, allo stesso tempo non ci concede un margine d’errore se qualcosa dovesse andar storto;
ho il controllo completo su come impiego il mio tempo: seppur bene organizzati, non possiamo avere il controllo del nostro tempo, poiché gli imprevisti sono sempre in agguato ed è quindi buona regola lasciare in agenda un tempo non programmato per poterli fronteggiare;
se vuoi un lavoro fatto bene, devi farlo da solo: c’è il rischio che per provare a fare tutto si finisce per non fare bene nulla. Essere sommersi da una mole di lavoro operativo toglie tempo ai progetti ambiziosi, è utile imparare l’arte della delega che ci solleva da pressanti esigenze di e gli obiettivi tempo;
non ho tempo per organizzarmi: vuol semplicemente dire che si sta dando più importanza ad altre attività rispetto a ciò che si dovrebbe fare. Il tempo a disposizione è poco ed è bene poter selezionare le attività e gli obiettivi eco-compatibile per poter sceglier l’investimento migliore.
Ora vi invito a riflettere sulla vostra vita e a considerare la possibilità di applicare nuovi metodi per orientare le vostre attività quotidiane e raggiungere obiettivi a lungo termine. Per fare ciò vi suggerisco di considerare i principi basilare della gestione del tempo:
- elaborate una filosofia di vita e un’etica personale
- scoprite quale direzione volete dare alla vostra vita. Individuate gli obiettivi a breve termine in sintonia con la vostra filosofia di vita e ch evi aiutano a raggiungere la meta finale
- trovate un equilibrio tra i vostri impegni personali,familiari e di lavoro per acere una vita soddisfacente
- pianificate ogni giornata utilizzando l’agenda e un block notes per fare l’elenco delle cose da fare
- dedicate l’80% del vostro tempo alle attività per voi prioritarie da svolgere sia a casa che a lavoro
- organizzate la vostra vita lavorativa e familiare in modo che risulti più leggera
- assumetevi la responsabilità del vostro benessere psicofisico
- dedicate del tempo alle vostre attività preferite e alle amicizie
- verificate i vostri progressi a partire dall’impatto ottenuto con i piccoli cambiamenti fino ai progressi che state compiendo verso l’obiettivo finale.
Passo successivo è imparare a strutturare il proprio tempo con l’agenda che è la mappa personale della globalità delle azioni a breve, media e lunga scadenza.
È uno strumento operativo poiché finalizzato all’azione ed è anche un modo per esprimere se stessi e il proprio stile di vita in quanto consente di:
- avere una visione d’insieme di tutti i compiti da svolgere
- programmare in maniera sistematica le attività e le scadenze importanti
- organizzare e controllare a colpo sicuro l’esecuzione di quanto progettato
L’agenda va pensata e ristrutturata distribuendo il tempo tra compiti impegnativi, leggeri e spazi completamente liberi. È la parte più importante della programmazione personalizzata del tempo, è una memoria dell’attività quotidiana, che, proprio perché scritta, diventa realtà. Il planning deve essere sempre ben visibile e leggibile, è inoltre importante riservare uno spazio per gli imprevisti, che sono un a delle poche certezze delle nostre giornate lavorative: questo permette di poterli affrontare in m odo proattivo piuttosto che viverli passivamente. Da ricordare che vanno affrontati solo gli imprevisti che non possono essere ignorati, delegati o posticipati.
Nell’agenda si prende nota delle attività da compiere in un momento ben preciso nel tempo che è bene rispettare per non avere la sensazione di rincorrerlo; si annotano gli impegni programmati e nuovi compiti lasciando sempre un margine temporale di sicurezza per evitare di correre troppo o di essere in ritardo,si inseriscono i compiti importanti da svolgere in un giorno stabilito. In questo modo è possibile valutare il rapporto tra il tempo dedicato ad un’attività, l’energia investita e la gratificazione ottenuta.
Suggerimenti utili per gestire l’agenda:
- usare una sola agenda per non creare confusione
- scegliere quella più adatta al nostro stile lavorativo (cartaceo o elettronica)
- scrivere tutti gli impegni per tenere libera la mente ed evitare dimenticanze
- avere sempre con sé l’agenda per aggiornarla in tempo reale
Una gestione ottimale del tempo lo rende pregnante, pieno, significativo ed è il risultato dell’interazione dinamica di più fattori che facilitano il processo di cambiamento.